接收查詢
由收件匣、查詢表格等獲准使用的來源接收查詢。試行會訂明哪些查詢適用，以及如何處理重複查詢。
Being AI / Sales Being
讓下一個銷售查詢持續向前
Sales Being 協助服務型企業整理新查詢、準備切合需要的回覆草稿，並讓下一步行動清晰可見。客戶訊息、價格及交付承諾，始終由你的團隊掌握。
我們先從一個流程開始，評估所需工具及資料，並在部署前議定如何檢視試行成效。
按你的流程界定範圍，由專人建立並持續改善。
日常工作中的缺口
讓每個查詢都有負責人和下一步
團隊忙於交付客戶項目時，新查詢來了。需要有人了解需求、查閱先前的溝通內容，再決定由誰回覆。即使已發出首次回覆，下一步行動仍可能在收件匣與銷售紀錄之間被遺漏。
Sales Being 正是為支援這一連串工作而設。先從新查詢分類及首次跟進開始，再按實際成效評估是否適合擴大應用範圍。
- 整理查詢內容，標示欠缺的資料
- 從獲准使用的資料來源整合相關背景
- 準備回覆或跟進草稿，交由團隊審閱
- 按約定更新銷售紀錄及下一步行動
- 提醒團隊留意逾期、資料不清或需要決定的查詢
界線清晰的工作流程
從收到查詢，到完成審閱的跟進
了解背景
Sales Being 根據你的潛在客戶評估準則及獲准使用的業務資料，整理查詢並找出欠缺的資訊。內容不清晰之處會標示出來，交由團隊審閱。
準備回覆
銷售負責人會收到回覆草稿及建議的下一步。價格、合約條款、交付日期或非一般承諾等問題，仍由獲授權人員處理。
讓工作進度清晰可見
按約定的流程記錄下一步行動及其負責人。例外情況和逾期工作會按試行訂明的規則交回團隊處理。
虛構示例
看看查詢處理示例
以下示例採用虛構資料，僅用於展示工作流程，並非客戶實績，亦不代表已實現任何實際系統整合。
收到的查詢
「我們的顧問公司需要一個新網站。可以提供報價，並確認能否在六星期內完成嗎？」
查詢摘要
顧問公司的網站項目，工作範圍及決策流程尚未清楚。潛在客戶要求報價及交付承諾，兩者均須由負責人審閱。
建議回覆
「多謝你聯絡我們。可以分享現有網站、主要希望改善的地方，以及內容是否已準備好嗎？這些資料有助我們界定工作範圍，並評估六星期的目標，再提出報價及時間表。」
下一步行動
銷售負責人審閱草稿，決定發送甚麼內容。按團隊約定的程序記錄跟進負責人及到期日。
審閱界線
草稿不會確認任何價格或交付日期。如果這項查詢已有紀錄，便按約定的重複查詢處理規則跟進，不另開對話。
如果同一查詢收到兩次，怎樣處理？
審閱情境示例：向銷售負責人標示可能重複的查詢，並按約定的重複查詢處理規則跟進。不另開對話，亦不重複發出跟進訊息。由負責人決定採用哪一筆紀錄及哪段對話。
從最能帶來幫助的地方開始
判斷是否適合作為第一個流程
如果查詢持續出現、跟進工作包含可重複的步驟，而且團隊有人能審閱處理結果，這個流程可能適合你。對同時需要負責項目交付的企業負責人或小型銷售團隊，尤其值得考慮。
如果查詢量很少、銷售流程沒有明確負責人，或現有 CRM 已能妥善處理問題，可以先採取更簡單的改善方法。清晰的分工規則或提醒可能已經足夠。流程診斷應先釐清，由專人管理的 AI 工作流程能否真正帶來價值。
先量度，再擴大應用
先驗證價值，再擴大應用
試行會先建立基準，並議定成效指標。我們會檢視實際人手處理時間、草稿質素、跟進完成情況及例外個案。等待審批的時間會分開量度，避免草稿製作加快了，卻掩蓋了交接緩慢的問題。
商業成果同樣重要。當查詢量足夠，亦有合適的比較基準時，可以追蹤符合條件的銷售對話及成功取得的生意。查詢量較少的短期試行，或能證明運作有所改善，但未必足以可靠地證明銷售提升。
完成診斷後，方案會列明工作流程、整合需要、各方責任、審批節點、成效指標、時間表及報價。費用視乎工作範圍、數據準備、系統整合及持續管理的需要而定。
期望清晰
開始前的常見問題
可以配合我們現有的工具嗎？
診斷時，我們會評估你的收件匣、CRM 及查詢來源。可行性取決於可用介面、使用權限、安全要求及供應商限制。具體的系統連接安排會在試行範圍內確認。
回覆會自動發送嗎？
初期流程會先準備訊息，交由團隊審閱。任何獲准的發送方式，都必須在雙方議定的範圍內明確訂明。價格、承諾及例外個案，仍須遵守約定的審批界線。
資料不足時會怎樣處理？
流程會標示欠缺的資訊，準備補充問題，或將查詢交給負責人。不應以猜測填補缺失的業務事實。
最快何時可以開始？
時間取決於流程是否清晰，以及工具和數據是否準備就緒。我們會在診斷後提供時間表。
這會取代我們的銷售人員嗎？
客戶關係、潛在客戶評估及商業決策仍由你的團隊負責。Sales Being 支援的是當中可重複的準備工作及紀錄管理。
從流程診斷開始
告訴我們，跟進在哪一步卡住了
告訴我們查詢從哪裏來、由誰處理、使用哪些工具，以及哪些步驟經常延誤。我們會評估可行的起點，並說明開展明確範圍試行的下一步。